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XXX集團的安全文檔管理中心
XXXXXX實(shí)業(yè)集團股份有限公司是全國乳品行業(yè)龍頭企業(yè)之一,是國家520家重點(diǎn)工業(yè)企業(yè)和國家八部委首批確定的全國151家農業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)之一,是北京2008年奧運會(huì )唯一一家乳制品贊助商,也是中國有史以來(lái)第一個(gè)贊助奧運會(huì )的中國食品品牌。XXX集團下設液態(tài)奶、冷飲、奶粉、酸奶和原奶五大事業(yè)部,所屬企業(yè)130多個(gè),生產(chǎn)的具有清真特色的“XXX”牌雪糕、冰淇淋、奶粉、奶茶粉、無(wú)菌奶、酸奶、奶酪等1000多個(gè)品種通過(guò)了國家綠色食品發(fā)展中心的綠色食品認證。XXX雪糕、冰淇淋連續十一年產(chǎn)銷(xiāo)量居全國第一,XXX超高溫滅菌奶連續八年產(chǎn)銷(xiāo)量居全國第一,XXX奶粉、奶茶粉產(chǎn)銷(xiāo)量2005年躍居全國第一位。隨著(zhù)企業(yè)規模以及設計項目的積累,多媒體音視頻文件、3D視圖文件以及辦公文檔等數據資料也越來(lái)越多,不僅僅加重了管理員的工作量,也增加了管理的難度,而各部門(mén)在使用時(shí)也是出現資料素材難找、個(gè)人辦公文檔丟失、項目協(xié)同效率低、操作繁瑣、機密文件泄密等問(wèn)題。針對這些現象,XXX集團決定加大對信息化建設的投入,希望能夠解決數據安全隱患和共享管理問(wèn)題。
面臨挑戰
目前面臨的主要問(wèn)題下:
1、 XXX集團總部各部門(mén)及其全國各下屬分部的員工的重要辦公文檔主要散布在個(gè)人電腦中,難以集中管控與利用,造成信息資源無(wú)法流通與分享,難以給集團帶來(lái)價(jià)值。
2、 因為重要文檔的分散,文檔丟失時(shí)有發(fā)生,集中備份難以實(shí)現,導致數據安全難以保障,經(jīng)常出現文檔重寫(xiě),甚至由此引發(fā)項目滯后等現象。
3、 大量的資料與資料難以共享,導致各個(gè)部門(mén)均需要無(wú)法有效協(xié)作,或是出現多人做同一事情,或者被協(xié)作的傳輸和等待的時(shí)間所限制,造成工作效率低下。
4、 文檔數據承載著(zhù)企業(yè)的知識財富,如何有效分享,如何快速搜索到所需文檔,讓員工都能快速學(xué)習與成長(cháng)也成為當務(wù)之急。
5、 文檔數據同樣承載著(zhù)集團機密或者敏感信息,面對大量的數據增長(cháng)的現狀,如何做好文檔防泄密工作,避免因為人為失誤、誤操作導致的數據的泄漏或被競爭對手獲取等危險情況的發(fā)生。
解決方案
針對XXX集團的問(wèn)題,提出了構建安全文檔管理中心方案,采用的是EISOO AnyShare Family系列——AnyShare文檔柜,此方案為XXX集團構建一個(gè)安全的文檔管理中心,針對XXX集團對分散的辦公類(lèi)文檔集中共享管理需求,一方面可以通過(guò)更好的管理輕松實(shí)現內部文件統一訪(fǎng)問(wèn)、共享與交互協(xié)作,全面的安全管理,從系統、存儲、訪(fǎng)問(wèn)、內容各個(gè)方面提供全面的保障,另一方面可以通過(guò)強大全文檢索功能安全快捷的搜索到所需要的文檔,加快知識共享與學(xué)習,提升文檔的業(yè)務(wù)價(jià)值。
其解決方案拓撲圖如下:
 
客戶(hù)價(jià)值
· 全文件生命周期管理
AnyShare的信息管理模型是采用FLM全文件生命周期管理方式,全面關(guān)注文件在生命周期里的整體性與連續性,徹底解決了XXX集團的文檔管理難的現狀,為XXX集團提高全面的文檔管理服務(wù)。
· 更安全的共享
AnyShare一體化設備是采用全冗余設計,有效地保障了存儲系統安全,以更細粒度的權限訪(fǎng)問(wèn),防止未經(jīng)授權的訪(fǎng)問(wèn),杜絕信息外泄,確保了數據的安全。
· 更簡(jiǎn)易的共享
用戶(hù)可以對桌面文檔進(jìn)行拖拽發(fā)布、快速查找訪(fǎng)問(wèn)、右鍵歸檔等操作,且一切操作均基于虛擬盤(pán),符合日常使用習慣,操作簡(jiǎn)單快捷,加上基于企業(yè)內部用戶(hù)權限范圍的全文檢索,能夠瞬間定位所需文檔,安全輕松。
效益分析
1、 資源共享
搭建統一的文檔管理平臺,實(shí)現資源的共享與統一管理,有效的解決了信息孤島的問(wèn)題,加強各部門(mén)的信息傳遞與協(xié)作,為企業(yè)提供高效、全面的文檔管理服務(wù)。
2、 安全可靠應用
更加細粒度的權限分類(lèi),配合加密、分級權限等技術(shù),有效地防止了非法訪(fǎng)問(wèn),也簡(jiǎn)化了管理員的操作,使訪(fǎng)問(wèn)更有效,數據更安全。
3、 操作快捷方便

海量的素材與設計類(lèi)文檔,往往查找費時(shí),嚴重影響工作效率。AnyShare優(yōu)化了很多關(guān)鍵字搜索,且是支持元數據檢索的全文檢索,能夠更加快速、準確地查找并定位到所需文檔。所有的訪(fǎng)問(wèn)共享都是在本地虛擬盤(pán)上進(jìn)行的,符合用戶(hù)的使用習慣,方便知識信息的使用與分享。 

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